Zeitmanagement
Der Lauf der Zeit lässt sich nicht ändern, aber die Aufgaben die in einem Zeitabschnitt fertiggestellt werden sollen, können besser gemanagt werden. Hartmut Sieck schreibt in seinem Buch „Zeit- und Selbstmanagement“ dazu:
„Zeit kann man nicht managen. Bestimmen Sie Ihre Ziele klar und eindeutig! Ihre Prioritäten und damit Ihr Handeln werden sich automatisch verändern“
Sieck; 2019; S. 24
Es kann geplant werden, wie lange die Umsetzung einzelner Aufgaben in Anspruch nehmen soll, zu welchen Zeiten welche Aufgaben umgesetzt werden und wann es notwendig ist, Pausen einzusetzen. Bei einem optimierten Management können mehr Aufgaben im gleichen Zeitfenster erledigt werden, wodurch die Zeit effizienter genutzt wird. Dem zugrunde liegt die genaue Planung bzw. der Umgang mit der Zeit, basierend auf Erfahrungswerten, die gesammelt werden müssen. Zunehmende Erfahrung verbessert die Genauigkeit bei der Planung. Es kann sich dabei auch um übertragene Erfahrungswerte handeln, beispielsweise in Form von Berichten aus der Literatur. Die Zeitschätzung ist eine der Verhaltensdimesionen des Zeitmanagements. Bezugnehmend auf Claessens et al. werden diese von Weisweiler, Dirscherl und Braumandl in ihren Buch „Zeit- und Selbstmanagement“ wie folgt definiert :
Laut dieser Dimension kann also das Zeitmanagement die Zeitabschätzung, Planung, das Monitoring und die aktuellen Tätigkeiten beeinflussen. Weisweiler, Dirscherl und Braumandl beschreiben des weiteren den Wandel des Zeitmanagments von „Effizienz und Organisation“ zur „Wichtigkeit der Dinge“ und definieren Zeitmanagement wie folgt.
„Zeit kann man nicht managen. Bestimmen Sie Ihre Ziele klar und eindeutig! Ihre Prioritäten und damit Ihr Handeln werden sich automatisch verändern“
Sieck; 2019; S. 24
„Verhaltensdimensionen des Zeitmanagements nach Claessens et al. (2009)
1. Zeitabschätzung
– Sich des Hier und Jetzt bewusst sein, ebenso wie der Vergangenheit und der Zukunft
– Sich generell bewusst sein, wie die eigene Zeit genutzt wird
– Aufgaben und Verantwortlichkeiten akzeptieren, die innerhalb der eigenen Leistungsfähigkeit liegen
2. Planung
– Ziele setzen
– Aufgaben planen
– Priorisieren
– To-do-Listen erstellen
– Aufgaben gruppieren
3. Monitoring
– Beobachten des Zeitgebrauchs bei der Ausführung von Tätigkeiten
– Erzeugung einer Rückkopplungsschleife, die eine Begrenzung des Einflusses von Unterbrechungen durch andere erlaubt
4. Exekutive
– Aktuelle Tätigkeiten entweder direkt (z. B. durch Beschleunigung oder Verlangsamung) oder indirekt (z. B. Durch die Entfernung von Ablenkungen aus der Umwelt) beeinflussen“
Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S. 14
Selbstmanagement
Das breite Feld des selbstständigen Organisierens der alltäglichen Aufgaben, inklusive der zeitlichen Planung, Setzung der Prioritäten, das eigenständige Bestimmen des Umfanges der Aufgaben etc. bis zu der Effizienzverbesserung und der Entwicklung der eigener Fähigkeiten kann unter dem Begriff des Selbstmanagements verstanden werden. Auch Felder wie Disziplin und der Umgang mit Ablenkungen können dem Selbstmanagement zugeordnet werden.
Wenn die Fertigkeiten wie Zielsetzung und Zielverfolgung als Kern von Selbstmanagement definiert werden, kann es (nach Kleinet al. 2003) in drei Abschnitte eingeteilt werden:
„1. Selbstbeobachtung zur Feststellung des Ist-Zustands,
2. Selbstbewertung als Klärung des Soll-Zustands,
3. Selbstkonsequenz als Soll-Ist-Vergleich.“
Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.16
In ihrem Buch definieren Weisweiler, Dirscherl und Braumandl Selbstmanagement wie folgt:
Somit kann das Zeitmanagement auch als Teil von Selbstmanagement verstanden werden, denn um eigenes Verhalten „auszurichten“, ist das Zeitmanagement eine elementare Komponente.
„Unabhängig vom jeweiligen theoretischen Hintergrund steht beim Selbstmanagement immer die Bemühung einer Person im Mittelpunkt, das eigene Verhalten zielgerichtet auszurichten (Kleinmann 2010).“
Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.16
Zeit- und Selbstmanagement
Dem Zeit- und Selbstmanagement zu Grunde liegende Fähigkeiten werden von Weisweiler, Dirscherl und Braumand als Zeit- und Selbstkompetenzen verstanden. Damit werden die Fähigkeiten einer Person bezeichnet, sich eigene Prioritäten und Ziele zu setzen und zu verfolgen sowie sich mit eigenen Stärken, Schwächen und Bedürfnissen auseinander zu setzen, diese zu reflektieren und daran zu arbeiten. Jede Person hat eine andere Ausprägung dieser Zeit- und Selbstkompetenzen und damit auch der eigenen Zeitstrukturen und Zeitperspektiven. Manche sind eher vergangenheitsorientiert, andere zukunfts- oder gegenwartsorientiert. Zum Teil sind diese Unterschiede im Lebenstakt kulturell und zum Teil individuell bedingt. Bezugnehmend auf die Untersuchungen des Forschers Zimbardo, beschreiben die Autoren, dass die zukunftsorientiert denkenden Kinder weniger Probleme erlebten, bessere Schulleistungen erbrachten und später erfolgreich waren. (vgl. Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.19 ff).
Ziele setzen
Aus der Forschung in dem Gebiet des Zeit- und Selbstmanagements ist es bekannt, dass genau und spezifisch ausformulierte Ziele, die höher gesetzt sind, die Motivation und die Leistung erhöhen. Dieser Effekt wird in der Zielsetzungstheorie von Locke und Latham zusammengefasst. Um die Zielsetzung zu optimieren, wird das S.M.A.R.T-Prinzip empfohlen. Die Ziele sollen wie folgt definiert werden: S: specific, M: measurable, A: achievable, R: relevant und T: timed sein (Leicht abweichende deutsche Version wäre S: spezifisch, M: messbar; A: attraktiv, R: realisierbar und T: terminiert). Ein weiterer Aspekt ist die Auswertung und das damit zusammenhängende Feedback des/der Vorgesetzten. (vgl. Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.22 ff).
Eine weitere wichtige Theorie im Kontext der Zielsetzung ist die Temporal-Construal-Theorie (Liberman u. Trope 1998). Diese besagt, dass bei zeitlich weit entfernten Zielen die Attraktivität dieser ausschlaggebend ist. Bei Zielen die in der näheren Zukunft liegen, wird der Aufwand, der zum erreichen dieser notwendig ist, ebenfalls ausgewertet (vgl. Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.23).
Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden, wird empfohlen Wenn-dann-Pläne zu erstellen und zu verfolgen.
„Die Forschung dazu hat gezeigt, dass insbesondere folgende Formulierung die Wahrscheinlichkeit zum Erreichen eines Ziels erhöht: »Wenn die Situation X eintritt, werde ich das Verhalten Y ausführen« (Gollwitzer u. Sheeran 2006).“
Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.23
Mit Hilfe der Wenn-dann-Pläne können größere Projekte in Teilabschnitte aufgegliedert und hintereinander abgearbeitet werden.
Bei der Planung bzw. der Zielsetzung sollte das Planning-Fallacy-Phänomen ebenfalls beachtet werden. Dieses besagt, dass der Umsetzungsaufwand der Aufgaben, Projekte etc. bei der Planung von den Menschen sehr oft unterschätzt wird.
Es ist also essenziell wichtig die Umsetzung der Aufgaben zu dokumentieren um bei späteren Projekten einen genaueren Plan zu erstellen. Außerdem sollte für die Umsetzung ein gewisser Puffer eingeplant werden. In der Literatur finden sich unterschiedliche Angaben zu der Größe des Puffers der eingeplant werden soll. In der Regel wird ein Puffer von 10 – 50 Prozent empfohlen. Dieser steht oft mit der Komplexität der Aufgabe und den eigenen Erfahrungen in Zusammenhang.
„Problem der Planung beim Zeit- und Selbstmanagement: Der Zeitaufwand für neue Aufgaben wird bei der Planung unterschätzt. Die Erinnerung an einen früheren Zeitaufwand ist nicht korrekt, und diese falsche Erinnerung wird für die Planung neuer Aufgaben herangezogen: unrealistische Zeitpläne sind die Folge.“
Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.25
Ressourcen/ Ressorcenmanagement
Jeder Mensch kann sich selbst bzw. seine Effizienz in unterschiedlichen Bereichen optimieren und verbessern. Es geht darum, die vorhandenen Ressourcen optimal anzuwenden und zu managen. Weisweiler, Dirscherl und Braumandl formulieren es folgendermaßen:
„Problem der Planung beim Zeit- und Selbstmanagement: Der Zeitaufwand für neue Aufgaben wird bei der Planung unterschätzt. Die Erinnerung an einen früheren Zeitaufwand ist nicht korrekt, und diese falsche Erinnerung wird für die Planung neuer Aufgaben herangezogen: unrealistische Zeitpläne sind die Folge.“
Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.25
Kulturelle Aspekte
Eine von Robert Levine in über 30 Ländern durchgeführte Untersuchung ergab, dass die Zeitperspektive bzw. der Lebenstakt enorm voneinander abweichen. Deutschland und die Schweiz gehören zu den Spitzenreitern beim Lebenstempo. Acht der neun Plätze mit dem schnellsten Lebenstempo werden von westeuropäischen Ländern belegt (vgl. Weisweiler, Dirscherl, Braumandl; 2013; S.20). Unterschiedliche Kulturen haben oft sehr stark auseinandergehende Lebenstakte bzw. Zeitperspektiven und den damit zusammenhängenden Auffassungen von Zeitmanagement und Pünktlichkeit.
Da erhebliche Unterschiede im Lebens- und Arbeitstempo sowie Zeitmanagement durch kulturelle Aspekte vorhanden sind, wird diese Arbeit auf den deutschsprachigen Raum und in ersten Linie auf Deutschland eingeschränkt.
Quellen
Sieck, Hartmut; Zeit- und Selbstmanagement – Praxistipps für die Steigerung Ihrer Produktivität; C. H. Beck Verlag; München; 2019;
Weisweiler, Silke; Dirscherl, Birgit; Braumandl, Isabell; Zeit- und Selbstmanagement – Ein Trainingsmanual – Module, Methoden, Materialien für Training und Coaching; Springer-Verlag Berlin; Heidelberg; 2013;
Jacob, Nora-Corina; Kreativität und Innovation – Anwendung und Weiterentwicklung der Innovatoren-DNA im Coaching; Springer; Wiesbaden; 2018;
Prof. Dr. Schuler, Heinz und Dr. Görlich, Yvonne; Kreativität – Ursachen, Messung, Förderung und Umsetzung in Innovation; Hogrefe Verlag; Göttingen; 2007 ;
Rustler, Florian: Denkwerkzeuge der Kreativität und Innovation – das kleine Handbuch der Innovationsmethoden; Midas Management Verlag; Zürich, 2021; 11. Aufl.;
Berzbach, Frank; Kreativität aushalten / Psychologie für Designer; Verlag Hermann Schmidt; Mainz; 2010;